Les 5 conseils d'IGO pour concevoir votre processus d'onboarding

Bienvenue dans la 3ème et dernière partie de la série d'articles IGO sur l'onboarding dans les boîtes de conseil et ESN.

Pour rappel, dans l'article 1 , on a parlé de la nécessité de mettre en place un processus d'onboarding surtout quand on sait qu'1 collaborateur sur 2 envisage de quitter son poste avant même la fin de sa période d'essai.

Et dans l'article 2 , on vous a partagé un maximum d'idées d'actions concrètes à mettre en place pour incorporer vos nouveaux collaborateurs avant leur arrivée dans l'entreprise et jusqu'à un mois après leur prise de poste.

ON N'A PAS TOUT DIT ??? 😲

Et bien non, le sujet de l'embarquement est vaste et pour vous proposer une approche la plus complète et concrète possible, ce dernier article a pour mais de répondre à vos dernières questions, casser des idées reçues et partager nos derniers conseils.

1. Qui est en charge du processus ?

Le Responsable RH doit gérer seul le processus d'intégration des nouveaux arrivants…

FAUX.

Initialement et dans l'esprit d'un bon nombre de personnes, le processus d'onboarding relève du domaine des Ressources Humaines, en charge de l'intégration et du suivi des collaborateurs. 

Oui, les RH sont au cœur de la stratégie d'onboarding car l'enjeu aujourd'hui, au-delà du suivi, est réellement de créer et de proposer une expérience collaborateur hors du commun. 

Pour cela, il est essentiel d'adopter un état d'esprit de designer. 🎨

Les RH designers de l'expérience collaborateur, ça veut dire quoi exactement ?

Très concrètement, les RH (ou People Ops) sont garants de l'expérience collaborateur, et plus précisément ici de l'onboarding. Comme un Product Owner , le RH est responsable du pilotage du projet d'amélioration et de l'atteinte des objectifs qu'il aura fixés. Les porteurs de la vision et des besoins utilisateurs / candidats, le PO et le RH ont un rôle et une mission plus stratégique qu'opérationnelle. Ils doivent donc mobiliser des ressources et fédérer des personnes en charge de la bonne réalisation des missions.

Au final, il s'agit d'un vrai travail de co-construction entre les RH et les autres parties concernées dont le mais est d'améliorer en continu le processus en servant la satisfaction des recrues qui le vive et des collègues qui y participent .

Les managers et dirigeants n'auront pas le temps de designer ce processus par eux-mêmes. Pour autant, ils en sont les principaux acteurs.

Entre conception, déploiement et accompagnement, l'onboarding représente une priorité pour toute l'entreprise, et notamment pour le département RH. 

Dans la troisième édition du Baromètre sur l'Expérience collaborateur 2020 vue par les acteurs RH, 75% des répondants identifient d'ailleurs l'onboarding comme l'activité principale et prioritaire en matière d'expérience collaborateur.

Pourtant, cette étape courante du parcours professionnel du salarié reste peu digitalisée et le processus n'est pas toujours formalisé dans les entreprises. C'est d'autant plus embêtant lorsqu'il implique non pas une personne mais une multitude de parties qui doivent se synchroniser.

Qui sont ces parties impliquées et quel rôle jouent-elles ? 

Les dirigeants, managers et collaborateurs de l'entreprise ont chacun un rôle crucial à jouer dans l'accueil, l'intégration et le suivi des nouveaux collaborateurs. 

Les dirigeants sont porteurs et garants de la vision et de la culture d'entreprise. Pour que cette vision soit atteinte et partagée, ils doivent s'assurer du bon recrutement mais aussi de la bonne intégration des talents. Car oui, vous l'avez compris, l'onboarding c'est la période durant laquelle les nouveaux arrivants découvrent et s'imprègnent de votre culture et de vos valeurs pour pouvoir les incarner et les diffuser autour d'eux. 

Le manager, c'est la personne qui sait le mieux ce qui va être attendu du collaborateur nouvellement arrivé dans son équipe. Son rôle est majeur dans l'intégration de la nouvelle recrue, dans le développement d'un lien fort, d'un sentiment d'appartenance et dans la facilitation de sa prise de poste. Il doit assurer un suivi personnalisé et régulier pour veiller au bon déroulement de l'intégration du nouveau salarié. S'impliquer également dans l'onboarding de son futur collaborateur représente pour le manager une belle occasion de montrer son style de travail voire même d'apparaître comme une figure inspirante et motivante aux yeux de son équipe. 

Enfin, les équipes ont aussi leur rôle à jouer dans l'accueil chaleureux du nouveau collaborateur. Puisqu'ils vont être amenés à travailler quotidiennement ensemble, il leur est possible et aisé de sonder le nouvel arrivant pour vérifier que son intégration se passe dans les meilleures conditions. Le cas échéant, l'équipe doit pouvoir s'exprimer au manager en charge et/ou au référent RH.

2. Le processus doit être authentique, pérenne et évolutif

Le processus doit être authentique. Il n'y a pas de modèle absolu, de process « parfait ». Ce qui veut dire qu'il n'est pas utile de copier ce que vos concurrents, partenaires, clients font car ce qui fonctionne pour eux ne fonctionnera pas nécessairement pour vous. Chaque entreprise possède sa propre culture et c'est la culture de votre entreprise, vos valeurs et convictions qui vont dessiner l'expérience que vous allez proposer à vos candidats et collaborateurs. Il est possible de s'inspirer d'idées et de processus intéressants que vous pouvez observer, mais il sera vital que ces idées soient réadaptées à votre contexte. 

Le processus doit être pérenne. S’il est authentique, qu’il correspond à votre culture et qu’il répond aux besoins de vos collaborateurs, il doit être pérennisé. Pérenniser non pas dans son contenu mais dans son approche. Si vous parvenez à mesurer l’impact d’un onboarding réussi à la fois pour vos collaborateurs mais aussi pour l’entreprise de manière plus générale, il faut porter le projet sur la durée et rendre le sujet de l’onboarding durable.

Le processus doit être évolutif. Quand je vous dis que le processus n’est pas pérenne dans son contenu, c’est parce qu’il peut et va évoluer au fil du temps. Au rythme où la société, les individus et les besoins évoluent, vos process évoluent également. Il sera important de maintenir l’onboarding sur la durée, mais de l’adapter et l’améliorer au fur et à mesure pour continuellement attirer, intégrer et fidéliser vos talents.

3. Un process imaginé c'est bien, un process formalisé c'est mieux

Vous l’avez compris, l’intégration d’un nouveau collaborateur n’est pas l’affaire que d’une personne. Une multitude d’acteurs sont impliqués. C’est pourquoi il est essentiel que le processus soit formalisé et partagé ouvertement au sein de l’entreprise. Cette formalisation peut prendre des formes différentes selon vos envies. Elle peut assez simplement s’apparenter à un guide rédigé sous format texte et partagé sur votre plateforme collaborative. Elle peut également être réalisée sur un outil, type gestion de projet, comme Trello ou encore Notion. Le but est de modéliser votre processus, de mettre en avant les étapes et le contenu de votre processus d’onboarding pour permettre à tout membre de l’entreprise de le consulter et de visualiser les missions qu’il doit réaliser.

Formaliser les choses permet également d’en mesurer les retombées. Un objectif n’a aucune valeur s’il n’est pas accompagné d’un indicateur de performance qui valide ou non son atteinte. Formaliser votre processus d’onboarding vous permet d’avoir une trace de son évolution, de son historique et vous confère les bonnes informations pour l’améliorer en continu. Ce n’est pas parce que vous formalisez vos process que vous les ancrez dans le marbre pour toujours. La formalisation présente des avantages certains de transparence et de mesure et a pour vocation à être améliorée par toutes les personnes concernées dans l’entreprise. De ce fait, au fil des mois, des années, vous aurez un process formalisé mais évolutif qui s’adaptera aux besoins de l’entreprise, du marché et des candidats.

Vous n’avez pas, vous-même, le temps de formaliser le process d’onboarding de votre entreprise ? Confiez cette mission à vos collaborateurs ! Les impliquer dans le process est essentiel car ils l’ont vécu et savent ce qui doit être gardé et ce qui pourrait être amélioré. Ils sont donc très bien placés pour apporter des suggestions pertinentes qui vous permettront de designer le meilleur onboarding ainsi que pour prêter main forte dans la formalisation du processus. Vous pouvez aussi faire appel à IGO pour concevoir, formaliser et déployer votre processus d’onboarding. 

4. Se lancer et ne pas attendre le processus "parfait"

Spoiler alert : le processus parfait n’existe pas. On l’a vu, il évolue au fil du temps. De ce fait, il est sans cesse perfectionnable. 

La stratégie à adopter est celle du MVP (Minimum Viable Product). Dans l’univers IT, l'adoption d'une stratégie MVP consiste à privilégier la vitesse de développement et les délais de mise sur le marché en acceptant de sacrifier certaines fonctionnalités considérées au départ comme non indispensables.

C’est la loi de Pareto et son principe des 80-20. Le secret pour lancer un projet est de focaliser son énergie dans la réalisation des 20% des activités qui vont générer 80% des résultats.

Bref, ne soyez pas perfectionnistes. Acceptez de vous lancer et de vous améliorer au quotidien plutôt que de ne rien partager et de ne pas faire avancer le sujet pendant des mois. C’est en faisant et en testant que l’on apprend. 

C’est d’ailleurs sur ces principes que reposent les méthodes agiles très en vogue aujourd’hui : tester, observer, mesurer, ajuster, réitérer.

5. Se donner les moyens d'atteindre ses ambitions

Designer ce process unique, personnalisé et marquant va vous demander du temps, de l’énergie, des compétences et de l’argent. Autant de ressources que vous allez devoir mobiliser, chercher ou externaliser. 

La première étape pour designer ce processus, c’est d’assigner un leader, une personne qui se porte volontaire pour piloter ce projet et qui sera garante de l’atteinte de l’objectif visé. On sait que l’opérationnel reprend vite le dessus. Sans leader, les projets sont voués à l’échec car ils ne seront pas pilotés ni suivis. Le leader n’est pas en charge de la mise en place complète du processus. Sa mission est de fixer les objectifs du projet d’onboarding, de constituer une roadmap pour formaliser la direction à prendre et les missions à mener et de fédérer les acteurs concernés de l’entreprise pour les responsabiliser et les engager dans la mise en place du processus final. Pour y parvenir, ce leader ou porteur de projet, doit dégager du temps sur ses semaines et résister à l’opérationnel court-terme.

La seconde étape, et en quelque sorte, vous y êtes. C’est faire de la veille : comprendre les indispensables et vous inspirer des meilleures pratiques.

La troisième étape, c’est d’échanger en interne avec vos collaborateurs, managers, équipe RH… comprendre parmi les choses que vous avez vues à l’extérieur, ce qui est transposable dans votre contexte selon les besoins de vos équipes.

La dernière étape, c’est de faire le point sur les membres actifs du projet ainsi que sur les moyens et ressources nécessaires pour mener à bien ce projet. N’hésitez pas, si le temps ou les compétences vous manquent, à faire appel à des experts People & Orga, comme IGO, qui vous aideront à mettre en place votre processus d’onboarding avec qualité, personnalisation et ce, en peu de temps.

Et pour finir, voici notre sélection de contenus inspirants pour mettre en place votre processus d'onboarding

▪ Le livre blanc de Qixi sur l’onboarding : https://www.qiximakers.com/post/l-onboarding-en-2020-et-2021-mais-quelle-gal%C3%A8re

▪ Le replay du webinar d’Alan et Payfit sur l’onboarding en remote : https://youtu.be/TlMuCuqvzgo 

▪ Article Workelo sur 6 exemples d’entreprises qui ont développé un programme d’onboarding innovant (Twitter, Zappos, Facebook, Linkedin, Buffer & Blablacar) : https://blog.workelo.eu/6-exemples-dentreprises-qui-ont-developpe-un-programme-donboarding-innovant/ 

▪ Podcast GOW#6 sur l’onboarding avec Doctolib et Workelo : https://medium.com/numa/podcast-gow-6-onboarding-rh-l%C3%A9tape-%C3%A0-ne-pas-louper-apr%C3%A8s-un-recrutement-6308f4ae930 

▪ Retour d’expérience de Qonto qui a onboardé plus de 100 talents en un an : https://qonto.com/fr/blog/inside-qonto/onboarding-qonto-accueille-100-talents

Rédigé par Morgane Di Meglio - Consultante People Ops @IGO