Ce qu’il faut absolument savoir avant de concevoir un processus d’onboarding

Si vous avez parcouru le premier article de cette série sur l'onboarding dans les entreprises de service , vous avez compris l'intérêt d'investir dans la conception d'un onboarding de qualité pour motiver, engager et fidéliser vos meilleurs talents.

Mais par où commencer ? 🤷

L'onboarding est la première étape du parcours et de l'expérience que votre collaborateur va vivre au sein de votre entreprise et de votre équipe. Ce processus se pense, se teste et s'améliore en continu. 

L'objectif de cet article est de vous donner des clés concrètes pour concevoir un processus d'onboarding immersif, différenciant et efficace, à votre image. 🔑

Comprendre que l'Onboarding ne s'arrête pas au J1

Ce qu’il faut savoir avant de concevoir un processus d’onboarding, c’est qu’il commence avant même l’arrivée du collaborateur, et qu’il se poursuit au-delà de son premier jour. 

Plus simplement, le processus se décompose en 4 étapes ou temporalités clés :

1️⃣ Le pré-boarding : la période entre la décision de recrutement et l’arrivée du collaborateur.

2️⃣ Le Jour J : le premier jour de la nouvelle recrue.

3️⃣ Les 2 premières semaine

4️⃣ Le premiers mois

L’onboarding dure plus ou moins longtemps selon les entreprises. Pour certaines, il s’étend sur 1 mois, pour d’autres il peut aller jusqu’à 6 mois. 

Si nous décomposons l’onboarding en 4 temps, c’est pour une bonne raison. Chaque temporalité est composée d’actions et d’initiatives distinctes.

Ce qui est proposé dans le parcours d’intégration au moment du pré-boarding diffère de ce que le collaborateur va vivre sur ses prochaines semaines. Rentrons un peu plus dans le détail des étapes et des actions à ne pas manquer pour proposer un onboarding réussi. 

1. Le pré-boarding

Les enjeux du pré-boarding pour l’entreprise : 

• Embarquer et motiver le collaborateur (qui arrive parfois plusieurs mois après signature).
• Montrer que l’entreprise valorise et anticipe l’arrivée prochaine de la nouvelle recrue.
• S’assurer que l’équipe est prête à accueillir un nouveau membre.
• Gérer  la partie administrative et s’assurer de l’arrivée du nouveau collaborateur dans les meilleures conditions.

Les enjeux du pré-boarding pour le nouveau collaborateur : 

• 80% des collaborateurs sont anxieux à l’idée de prendre un nouveau poste et de rejoindre une nouvelle équipe. Cette anxiété peut vite s’ancrer et endommager l’enthousiasme, la productivité et la projection de l’individu, elle doit donc être palliée. 
• Prendre connaissance de ce qui l’attend et recueillir les informations pratiques qui lui seront utiles durant ses premiers jours.
• Être en contact avec le manager et/ou un référent pour poser ses questions ainsi que pour préparer et vivre son premier jour dans les meilleures conditions.

Les actions concrètes à mettre en place :

👉 First of all : constituez une checklist qui sera composée de toutes les actions clés à mener avant, pendant et après l’arrivée du collaborateur pour assurer sa bonne intégration (vous pouvez par exemple utiliser Excel, Notion ou encore Trello).

👉 Ensuite, il est important de marquer la transition entre le statut de candidat et de collaborateur rapidement : par exemple, demander un feedback transparent et constructif sur le processus de recrutement. Montrez l'intérêt que vous portez à l'avis de votre nouveau collaborateur pour améliorer vos process existants.

👉 Partagez les documents et informations pratiques liés à l’entreprise et à son environnement (organigramme, règlement intérieur, rôle des membres de l’équipe, détaillé de la mission, histoire & culture de l’entreprise, projets & clients phares). Communiquez également Informations pratiques (plan des locaux, adresses pour déjeuner, informations sur la restauration d’entreprise, informations sur le parking...). Mettez à disposition de vos nouveaux (et anciens aussi) collaborateurs une librairie des contenus intéressants pour la recrue (articles, livres, vidéos, formations, etc.) ainsi qu'un accès à une FAQ sur laquelle chaque nouvel arrivant pourra y retrouver les réponses à ses questions concernant son onboarding et ses débuts dans l'entreprise.

👉 Attribuez un “buddy” / un référent au nouveau collaborateur. Son rôle, avant l’arrivée du collaborateur, est de répondre à ses questions et de lui expliquer le fonctionnement et partager les choses à savoir sur l’entreprise et sur l’équipe. Intégrez le en amont. S'il arrive dans plusieurs mois, invitez le collaborateur à un ou plusieurs événements internes pour s’imprégner de la culture, rester motivé et engagé, et rencontrer les équipes. Exemple d’événements (en présentiel ou distanciel) : afterwork / apéro visio, une cérémonie d’entreprise (à l’occasion de fêtes, célébrations), une journée au vert, une game night à distance...

👉 1 semaine avant le jour J, envoyez au collaborateur l’agenda de sa première semaine et la liste des personnes qu’il va rencontrer et avec lesquelles il va déjeuner, travailler, etc. Mentionnez dans le mail tous les détails dont il aura besoin et se montrer enthousiaste. Afin de préparer au mieux son premier jour, préparez son accueil. Communiquez en avance sur son arrivée en interne (via un meeting d’équipe, un mail d’information, la réalisation d’un “portrait du nouveau”...). Préparez le matériel nécessaire à sa prise de poste et assurez vous de la disponibilité des parties prenantes le Jour J (RH, manager, équipe...). Enfin, good tip, automatisez la partie RH pour gérer la partie administrative en amont du premier jour de la nouvelle recrue de manière à passer le moment le plus agréable possible.

👉 Permettez à votre collaborateur d'être acteur de son onboarding et de participer à son propre process en lui proposant de se présenter à ses futurs collègues au travers du format et avec le contenu de son choix : vidéo, image, BD, CV fun, etc.

LE BONUS qui va marquer l’esprit du collaborateur et assurer un préboarding unique

Donnez un effet “Wahou” et surprenez le collaborateur en lui préparant chaque semaine une “surprise” qui compose son preboarding. 🎁 Exemples :

• Une newsletter personnalisée qui lui donne, chaque semaine, une information supplémentaire concernant l’entreprise, ce qui l’attend, etc. (reprendre les idées évoquées ci-dessous)
• Un courrier postal avec des notes écrites à la main : pour souhaiter la bienvenue, présenter l’équipe OU pour initier un jeu avec des indices qu’il recevrait chaque semaine et grâce auxquels il pourra résoudre une énigme le jour de son arrivée. 
• Un cadeau livré chez lui avec 1 livre incontournable à lire.

2. Le Jour J

Les enjeux pour l’entreprise : 

• Faire une première bonne impression pour motiver, engager et fidéliser le collaborateur.
• Mettre tout le nécessaire à disposition du collaborateur pour faciliter son intégration et assurer sa prise de poste dans les meilleures conditions et les meilleurs délais. 
• Créer du lien entre les équipes et le nouvel arrivant et refléter la culture de l’entreprise.
• Proposer une expérience collaborateur enrichissante et unique, qu’il pourra partager autour de lui, générant visibilité, cooptation, et impact positif sur la marque employeur.

Les enjeux pour le collaborateur : 

• Rencontrer et créer des liens avec les personnes qui vont constituer son quotidien.
• Découvrir son cadre de travail et ce qui l’attend au cours des prochains jours.
• Avoir des réponses à ses questions, clarifier ses missions et ce qui est attendu de lui.
• Démontrer sa motivation et sa capacité d’adaptation.

Les actions à mettre en place : 

👉 Le manager doit réunir l’équipe, faire un court discours de bienvenue et prévoir un moment de partage informel pour présenter officiellement le nouveau collègue et lui permettre de faire connaissance avec ses pairs, en présentiel ou non : petit-déjeuner d’équipe, déjeuner, pause café ou encore afterwork de bienvenue. Il doit, dans l'idéal, libérer sa journée ou relayer son rôle à d’autres intervenants (RH, directeurs, autres managers, buddy…) pour assurer la bonne intégration de sa nouvelle recrue. Il doit, dans tous les cas, veiller à ce que le collaborateur ne se retrouve pas seul, sans savoir quoi faire. Si ça n'a pas encore été fait, confiez la nouvelle recrue au référent RH pour pour balayer dès le premier jour les aspects administratifs qui n’ont pas pu être traités en amont.

👉 Le manager joue un rôle crucial lors du premier jour d'un nouveau collaborateur. Il a notamment pour responsabilité de faire visiter et découvrir les locaux, de remettre le matériel de travail, de prévoir un temps d'au moins 2 heures en 1:1 pour lui présenter de manière plus approfondie l’histoire, la culture et le fonctionnement de l’entreprise. C’est le moment de répondre à ses questions, clarifier ses missions et fixer ensemble ses premiers objectifs. C'est aussi le moment d'annoncer à la nouvelle recrue le déroulé et le contenu de son onboarding (sessions de formation à venir, attribution d’un « Buddy » et explication du système de parrainage, liste des personnes qu’il va rencontrer et des activités qu’il va suivre au cours de sa première semaine).

👉 Offrez des goodies en main propre (en présentiel) ou par la poste (en distanciel). Exemples : masque, agenda, mug, tote bag, pochette d’ordinateur, stickers, paire d’écouteurs / casque floqués avec le logo de l’entreprise. A distance, dans un colis, ajouter une petite touche personnalisée et fun avec une note de bienvenue, des bonbons, confettis ou autres attentions originales.

LE BONUS qui va impacter votre collaborateur :

Donner une première mission au collaborateur :

• Mettre à jour de manière complète son profil Linkedin.
• Fixer lui-même ses prochains RDV internes pour découvrir d’autres services.
• Faire le tour des communautés internes existantes et présenter au manager celles qu’il est curieux de découvrir ou de rejoindre. 
• Organiser un déjeuner ou un moment de partage informel dans la semaine avec l’équipe.

3. Les deux premières semaines

Les enjeux pour l’entreprise :

• Tester la motivation et la capacité d’adaptation de la nouvelle recrue.
• Transmettre la culture et les valeurs de l’entreprise et vérifier le fit. 
• Donner une vision macro au collaborateur pour qu’il comprenne les enjeux et le quotidien des autres services de l’entreprise.
• Intégrer le collaborateur dans les projets et communautés internes. 
• Former le collaborateur aux outils et méthodes de travail internes. 

les enjeux pour le collaborateur : 

• Prouver qu’il est un atout pour l’entreprise : efficacité, adaptation et motivation.
• Être un team player : montrer qu’il sait travailler en équipe et s’intégrer à un collectif.
• Découvrir un maximum d’aspects de l’entreprise pour comprendre la vision et les objectifs.
• Consolider sa première impression et vérifier le fit par rapport à ses attentes (projection).
• Monter en compétences rapidement.

Les actions à mettre en place : 

👉 Donnez accès aux collaborateurs à des formations variées pour les accompagner dans leur prise de poste et dans le développement de leurs compétences techniques et relationnelles : un catalogue de formations (en présentiel), une plateforme d'apprentissage (e-learning), des séances avec des coachs, experts, formateurs, des sessions d'auto-apprentissage et d'auto-évaluation (ex : Kokoroe), une mise en pratique avec le manager pour vérifier, ajuster et ancer les compétences.

👉 Préparez des ateliers de team building et de présentation des outils et méthodes de travail internes (en visio, sur Klaxoon, Miro ou Google Drive). Vous pouvez également proposer à votre nouveau collaborateur de participer, avec vous, à l'atelier des leviers de motivation (Moving Motivators) pour comprendre les motivations intrinsèques et extrinsèques du nouveau collaborateur et de l’équipe. Cet atelier permet d’ajuster le discours et les missions confiées à chacun selon leurs appétences.

👉 Intégrez le collaborateur à son nouveau quotidien et accompagnez-le dans son nouvel environnement. Complétez avec lui son agenda de la semaine (le manager peut noter les RDV et activités prévus et inviter le collaborateur à s'approprier son agenda en y ajoutant ses événements professionnels). Pour imprégner le collaborateur de son nouveau contexte, proposez-lui un parcours découverte pour lui permettre de découvrir d'autres services de l'entreprise. Par exemple, 5 services à découvrir et ½ journée passée avec chaque responsable de service volontaire. Le manager donne les contacts et peut proposer au collaborateur de gérer l’organisation de son parcours. Aussi, s'il en existe dans votre structure, faîtes avec votre nouveau collaborateur le tour des communautés internes et invitez le à échanger avec les Leads & ambassadeurs de ces communautés pour lui en faire intégrer, selon ses sujets de prédilection.

👉 Communiquez au quotidien. Prenez au minimum 15 minutes chaque matin en 1:1 manager et collaborateur pour prendre le pouls, fixer et discuter les tâches prévues et amorcer la journée. N'hésitez pas à communiquer et inviter le nouveau collaborateur à participer à des événements informels entre collègues (possible à distance) : café virtuel, afterwork en présentiel ou en visio, game night, soirée Karaoke, restaurant d’équipe...

👉 Au bout de la première semaine, mettez le nouveau consultant en shadowing avec un consultant senior chez son client. Lui donner ses premières missions et fixer ses premiers objectifs sur le mois ainsi que les indicateurs qui mesureront sa performance. Responsabilisez-le et faites lui prendre sa place dans l'équipe en lui demandant, par exemple, d'organiser et d'animer une réunion d'équipe (ou de prendre un rôle : gardien du temps, pousse-décision, scribe...)

LE BONUS qui va permettre au consultant de se développer pendant son intégration

👉 Donnez un Use Case d’entraînement au collaborateur au cours de sa première semaine afin de lui permettre de développer ses compétences et de se préparer à ce qui l’attend dans les prochaines semaines chez le client. Le manager corrige, débrief et explique la démarche à privilégier et les réponses attendues. Il fait des feedbacks constructifs.

4. Le premier mois

Les enjeux pour l’entreprise : 

• Valider les capacités opérationnelles et relationnelles du consultant. 
• Mesurer et évaluer les premières performances en fonction des objectifs fixés. 
• Faire du collaborateur un ambassadeur de la marque.
• Recueillir des feedbacks de la part du collaborateur pour améliorer les processus existants.
• Montrer que l’accompagnement ne s’arrête pas là. 

Les enjeux pour le collaborateur : 

• Développer ses compétences opérationnelles.
• Démontrer sa performance et l’atteinte des objectifs qui lui ont été fixés.
• Affirmer sa place et sa contribution à l’équipe et à l’entreprise.
• Confirmer sa volonté de poursuivre l’aventure. 
• Continuer d’être accompagné et intégré (formations, suivi, activités…)

Les actions à mettre en place : 

👉 Prévoyez des moments dédiés au suivi du collaborateur de manière planifiée et régulière : des entretiens en 1:1 et des entretiens collectifs.

👉 Organisez une rétrospective d’équipe ou avec l’ensemble des nouvelles recrues et leurs managers pour capitaliser collectivement sur le mois écoulé en soulevant les points positifs et les axes d’amélioration possibles. C'est l'occasion de montrer que les échanges sont ouverts et que les employés sont écoutés et peuvent partager leurs feedbacks 360 pour améliorer la coordination de l’équipe.

👉 Demandez à la nouvelle recrue de faire un rapport d'étonnement sur son premier mois avec des critère définis à l'avance : ce qui l'a marqué lors du premier mois / ce qui aurait pu être mieux fait pendant l'onboarding / ce qui pourrait être amélioré dans l'organisation de son équipe / ce qu'elle aimerait tester / les groupes et communautés qu'elle a rejoint ...

Pour conclure

Le processus d’onboarding se divise en 4 étapes clés qui ne doivent pas être négligées et dont chaque composante permet d’en faire une expérience riche et unique qui va marquer et fidéliser le collaborateur. 

Dans le prochain article, nous verrons qui est en charge de ce processus et comment il évolue dans le temps et s’adapte aux personnes, aux métiers et aux contextes.